CALEOL : une dématérialisation qui fait l’unanimité
Pour faciliter la participation aux commissions d’attribution des logements, CDC Habitat a mis en place une plateforme en ligne permettant aux agences d’organiser des CALEOL, les Commissions d’Attribution des Logements et d’Examen de l’Occupation des Logements, de façon entièrement dématérialisée. Retour sur une évolution naturelle qui a rapidement trouvé sa place dans le quotidien des collectivités.
Issy-les-Moulineaux (92), Montigny-le-Bretonneux (78), La-Plaine-Saint-Denis (93), Eaubonne (95), Gennevilliers (92)… Depuis octobre 2022, les agences franciliennes de CDC Habitat adoptent les unes après les autres le format dématérialisé pour les CALEOL. Fin novembre, elles étaient déjà 12 sur 21 à avoir effectué la bascule et toutes devraient avoir franchi le pas avant la fin du premier semestre 2023.
Il faut dire que si les attributions sont un rendez-vous très important pour les bailleurs comme pour les collectivités, il s’agit également d’une contrainte à caler dans des agendas souvent surchargés – notamment pour les élus. « Cela fait presque 3 ans que nous travaillons sur un format qui offre plus de souplesse aux participants des CALEOL », explique Sandrine Szwedzinski, directrice adjointe de la gestion locative chez CDC Habitat Île-de-France. « Une première expérimentation a été lancée par le Groupe dès 2020, peu de temps après le début de la pandémie qui nous avait déjà obligé à adapter nos méthodes de travail avec des commissions organisées par téléphone lors des différents confinements ».
Un format qui s’adapte au quotidien des élus
Plutôt que d’imposer aux participants de se déplacer en agence, le format dématérialisé permet de tenir la commission à distance et sur une durée plus longue (un peu plus de 24 heures en moyenne) pendant laquelle chacun peut se connecter quand il le souhaite sur une plateforme sécurisée créée pour l’occasion. Sur la plateforme, les participants ont accès à la liste des logements vacants et aux profils des demandeurs avec les mêmes données qu’auparavant (taux d’effort, âge, reste à vivre…). Pour chaque logement, 3 candidats minimum sont proposés, afin d’être classés par ordre de priorité, et une messagerie instantanée est disponible pour échanger avec les équipes de CDC Habitat, poser une question ou simplement expliquer un choix.
« Au-delà des contraintes techniques qui s’imposaient à nous en termes de sécurité des données et d’intégration à notre outil IKOS, nous avons surtout voulu mettre en place un module à la fois intuitif, simple d’utilisation et convivial », précise Cédric Valentin, en charge du projet « dématérialisation » au sein de la Direction de la gestion locative. « Nous ne voulions pas que ce passage au numérique se fasse au détriment du relationnel que nos équipes entretiennent avec les collectivités ».
Une participation en nette hausse
Sur le terrain, si les équipes se sont rapidement appropriées l’outil grâce à différentes formations et webinaires, les autres participants ne sont pas en reste avec une hausse de la participation de 20 à 30 % de la part des collectivités dans les semaines qui ont suivi la mise en place de la plateforme. « Nous envoyons nos convocations le vendredi soir pour une ouverture de la commission le mardi matin et une fermeture le mercredi midi », précise Bernard Padé, directeur de l’agence CDC Habitat de Yerres. « C’est beaucoup plus souple pour tout le monde. D’ailleurs, depuis que l’on a commencé, certaines villes qui n’avaient pas le temps de venir voter en présentiel se connectent systématiquement à chaque commission dématérialisée. Et comme les échanges sur les dossiers se font au préalable avec les réservataires, cela n’a rien changé au relationnel ».
D’ailleurs les CALEOL dématérialisées ne signent absolument pas la fin des réunions physiques puisqu’en cas de désaccord sur un dossier, les élus peuvent le renvoyer à une séance en présentiel. Et l’outil va continuer de s’améliorer, CDC Habitat restant à l’écoute des retours des différents utilisateurs et ayant déjà par exemple réintégré le numéro SNE au dossier des demandeurs à la demande des collectivités.
« Nous sommes vraiment dans la continuité de notre travail sur la fluidification et la dématérialisation du parcours client », conclut Sandrine Szwedzinski. « En plus de supprimer une partie du travail administratif de saisie pour nos équipes, ce format va permettre aux agences d’organiser des CALEOL de manière plus régulière, de traiter plus de dossiers et donc d’accélérer la relocation et diminuer la vacance sur notre patrimoine ».