Bail dématérialisé : quand le numérique simplifie vraiment le quotidien

Alors que le groupe CDC Habitat s’est engagé dans une démarche globale de dématérialisation de ses démarches administratives à l’horizon 2022, les agences Ain 2 Savoie, Isère, Rhône et Auvergne expérimentent depuis le début de l’année le « bail dématérialisé » sur leur parc social. Une bascule déjà expérimentée auprès des locataires du parc intermédiaire et qui est particulièrement adaptée au contexte sanitaire.

C’est un projet qui était déjà dans les cartons de CDC Habitat depuis un certain temps, mais que la crise sanitaire et les injonctions à la distanciation sociale ont accéléré : les agences de proximité de CDC Habitat Auvergne – Rhône-Alpes expérimentent depuis le début d’année le bail dématérialisé sur leur parc social, un dispositif permettant de faciliter le volet administratif de l’entrée dans un logement, grâce notamment à une signature à distance. Comme l’explique Christelle Capaldi, directrice adjointe de l’agence CDC Habitat social d’Isère, « le bail dématérialisé était déjà utilisé pour les entrées dans notre patrimoine intermédiaire. C’est un outil qui a fait ses preuves car il permet de dissocier la partie administrative de l’état des lieux d’entrée, et donc de permettre aux locataires de se concentrer vraiment sur la visite du logement ».

La visite étant un moment privilégié dans la prise de contact entre le locataire et le bailleur, le choix de séparer les questions administratives est aussi la garantie que les informations sont bien transmises et bien comprises. Désormais, les locataires peuvent donc se connecter sur leur espace client pour télécharger les documents nécessaires (attestation d’assurance, prélèvement automatique…), payer le dépôt de garantie par carte bancaire s’ils le souhaitent (l’envoi de chèque restant évidemment possible) et signer numériquement le bail. « Chaque signataire de bail doit avoir un numéro de téléphone portable et une adresse mail personnelle, ce sont les seules contraintes imposées par le dispositif », précise Evelyne Massard, directrice adjointe de l’agence CDC Habitat social Ain 2 Savoie. « De notre côté, nous signons aussi le bail de manière dématérialisé. 48 heures avant l’état des lieux d’entrée, tout doit être finalisé et l’ensemble des personnes concernées sont prévenues, notamment l’équipe de proximité qui va se charger de l’accueil ».

Simplifier le quotidien sans perdre le contact

Loin de créer de la distance, la dématérialisation du bail permet de mieux cadrer la démarche et de faciliter le quotidien des équipes qui peuvent réellement se concentrer sur la relation avec les locataires. La procédure s’inscrit d’ailleurs dans une démarche plus large de dématérialisation mise en place au niveau de la direction régionale Auvergne – Rhône-Alpes, avec comme objectif d’abandonner les démarches papier d’ici à 2022. « A terme, le dématérialisé va devenir la norme », souligne Christelle Capaldi. « C’est d’autant plus facile à envisager que les choses sont désormais cadrées, notamment en matière de collecte et de protection des données, et que les gens commencent à s’y habituer. Et on conserve en parallèle le lien nécessaire avec nos locataires, surtout dans le parc social ».

Les prochains mois seront l’occasion pour les équipes de terrain d’ajuster les procédures et remonter les éventuels freins qui pourraient apparaître auprès des publics logés, notamment ceux qui parlent peu ou pas du tout français. La crise sanitaire ayant également servi de révélateur de la fracture numérique d’une partie de la population, CDC Habitat est extrêmement vigilant à ce que personne ne soit laissé sur le bord de la route. « Tout le monde n’est pas à l’aise avec l’informatique ou l’administratif », rappelle Evelyne Massard. « Notre quotidien est aussi d’accompagner des gens qui n’ont pas de téléphone ou d’ordinateur, pour qui la langue est une barrière, qui ne savent pas où trouver tel document… Cette réalité qui est la nôtre n’est pas incompatible avec une procédure dématérialisée mais il faut l’anticiper et être prêts à faire les ajustements nécessaires ».

D’ailleurs, si la signature du bail était un moment de rencontre privilégié entre le nouveau locataire et l’équipe de proximité, celle-ci sera remplacée par d’autres rendez-vous, plus informels, qui permettront aux équipes de nouer le contact avec les nouveaux entrants. « Il ne faut pas perdre de vue que c’est aussi un gain de temps pour nos équipes et pour les locataires qui peuvent organiser plus vite le déménagement », conclut Evelyne Massard. « Tout le circuit d’attribution est fluidifié ».